Guida LaraERP per chi usa il gestionale
Come gestire gli ordini del tuo negozio, spedirli, segnalare giacenze e articoli non disponibili, e lavorare i task che il customer care chiede al magazzino.
Cosa trovi nel menu
Le voci dipendono dai permessi del tuo utente, che assegna il SuperAdmin. Se ti manca una funzione descritta qui, vedi Problemi frequenti.
Elenco ordini
Dal menu Orders → Orders vedi gli ordini dei fornitori collegati al tuo utente, dal più recente.
Filtri
| Filtro | A cosa serve |
|---|---|
| Date range | Ordini creati tra due date (comprese). |
| Status | Uno o più stati dell'ordine. |
| Country | Paese di spedizione. |
| Notified | Sent: ordini confermati, per cui il cliente ha ricevuto la conferma. Sono quelli da evadere. |
| Payment Method | Metodo di pagamento. |
| Invoice | Ordini con o senza richiesta di fattura. |
| Supplier | Compare solo se il tuo utente è collegato a più fornitori. |
Colonne da tenere d'occhio
- Status: lo stato attuale dell'ordine.
- Notified: se l'ordine è confermato. Solo gli ordini confermati si possono spedire.
- Shipping: lo stato della spedizione. Mostra il pulsante Richiesta spedizione, oppure Spedizione richiesta, un eventuale errore in rosso e il link Scarica l'etichetta. Vedi Spedire un ordine.
- Refund: l'importo rimborsato, se c'è.
Pulsanti su ogni riga
- Print apre la versione stampabile dell'ordine.
- Giacenza apre un ticket di giacenza. Vedi Ordine in giacenza.
- L'icona con l'occhio apre il dettaglio dell'ordine.
Sopra la tabella ci sono i pulsanti per esportare l'elenco filtrato (CSV, Excel, PDF) e per scegliere le colonne visibili. La casella di ricerca cerca tra gli ordini.
Dettaglio ordine
In alto trovi i pulsanti delle azioni sull'ordine: Stampa Ordine in giacenza Articolo non disponibile.
Ordine e cliente
- Numero, data e email dell'ordine. Con la matita accanto all'email puoi correggerla.
- Nella tabella del cliente, il pulsante con la matita modifica nome, cognome e telefono dell'ordine. Cambia i dati dell'ordine, non l'anagrafica del cliente.
- L'ID cliente è solo un riferimento: con il tuo profilo non apre la scheda del cliente.
Stato
- Lo stato attuale, con la cronologia dei cambi di stato e le relative date.
- Per cambiarlo scegli il nuovo stato e premi Aggiorna stato.
- Se scegli uno stato di rimborso (il nome contiene "rimborsato") compare il campo Importo Rimborso, obbligatorio e non superiore al totale dell'ordine. Dopo il salvataggio vedi importo, data e percentuale, con l'indicazione Rimborso Completo o Rimborso Parziale.
Indirizzi e spedizione
- Gli indirizzi di fatturazione e di spedizione, con il telefono.
- Carrier: scegli il corriere e premi Aggiorna Corriere. Va fatto prima di richiedere la spedizione.
- Spedizione: richiesta, errori ed etichetta, come nella colonna Shipping dell'elenco.
- Consegnato il: la data di consegna. Di solito arriva dal tracking del corriere (in quel caso è indicato da tracking). Con la matita puoi impostarla a mano; svuota il campo per tornare alla data del tracking.
Note, pagamento, sconto, prodotti
- Le note del cliente, il metodo di pagamento e l'eventuale codice sconto usato.
- Prodotti: foto, nome, variante, codice, prezzi, quantità e totale. Le righe segnalate come non disponibili hanno il badge Out of stock: 1 pz.
- le email transazionali dell'ordine (i pulsanti per crearle e consultarle);
- la scheda del cliente, che non si apre né dall'ordine né dai ticket;
- gli eventi con il dispositivo usato e la navigazione del cliente sul sito.
Se ti serve una di queste informazioni, chiedila al customer care.
Spedire un ordine
La spedizione si prenota in automatico con il corriere scelto. Il tuo compito è preparare l'ordine e dare il via.
- Controlla che l'ordine sia confermato (Notified: sent). Il pulsante di richiesta compare solo sugli ordini confermati.
- Nel dettaglio ordine verifica il Carrier. Se va cambiato, sceglilo e premi Aggiorna Corriere.
- Premi Richiesta spedizione, dall'elenco o dal dettaglio. Al suo posto compare Spedizione richiesta.
- Entro una decina di minuti il sistema prenota la spedizione con il corriere. Ricarica la pagina: compare il link Scarica l'etichetta.
- Stampa l'etichetta e applicala al pacco.
Gli ordini nello stato in assistenza mostrano Ordine in assistenza invece del pulsante di spedizione.
Ordine in giacenza
Quando il corriere non riesce a consegnare e il pacco resta in giacenza, apri la segnalazione con Ordine in giacenza dal dettaglio ordine, oppure con Giacenza dall'elenco.
Dopo la conferma:
- si apre un ticket per il customer care nello stato In Attesa Cliente;
- il cliente riceve subito un'email che lo avvisa della giacenza: in italiano per gli ordini italiani, in inglese per gli altri;
- il ticket viene assegnato in automatico a un operatore del customer care.
Per ogni ordine può esserci un solo ticket di giacenza aperto. Se ne esiste già uno, il messaggio te ne indica il numero e non ne viene creato un altro.
Articolo non disponibile
Usalo quando, preparando un ordine, scopri che uno o più articoli non ci sono in magazzino.
- Nel dettaglio ordine premi Articolo non disponibile.
- Nella finestra spunta gli articoli che mancano. Per ognuno indica i pezzi mancanti: di partenza sono tutti quelli ordinati.
- Se vuoi, scrivi una nota per il customer care, ad esempio "scaffale vuoto, arrivo previsto venerdì". Il cliente non la vede.
- Premi Segnala e avvisa il cliente e conferma.
Cosa succede
| Dove | Effetto |
|---|---|
| Cliente | Riceve subito un'email con nome, variante, codice e quantità degli articoli non disponibili, con la richiesta di scegliere tra un articolo alternativo e il rimborso. |
| Customer care | Si apre un ticket In Lavorazione, categoria Problema Prodotto e tag Out of stock, con una nota interna sugli articoli e sulla giacenza. Se per l'ordine c'è già un ticket di articoli non disponibili aperto, la segnalazione si aggiunge a quello. |
| Giacenza | La disponibilità dell'articolo nel magazzino del negozio va a 0, così non viene più venduto sul sito. |
| Ordine | Sulla riga compare il badge Out of stock: N pz. Lo stato dell'ordine non cambia. |
Task di magazzino
Il customer care, gestendo un ticket, può chiedere al magazzino una verifica o un'azione: controllare un collo, verificare un reso ricevuto, fare una foto, rispedire. Queste richieste sono i task e le trovi in Task Magazzino.
La coda è comune a tutto il magazzino del tuo fornitore: chiunque può prendere un task.
Le schede
| Scheda | Contiene |
|---|---|
| Da prendere | I task in coda, non ancora presi da nessuno. |
| Presi da me | I tuoi task aperti. |
| In attesa operatore | I task per cui il magazzino aspetta una risposta dal customer care. |
| Chiusi | I task completati o annullati, dal più recente. |
I task sono ordinati per priorità (Urgente per primi), poi per scadenza. Le scadenze superate sono in rosso. Puoi filtrare per tipo e priorità.
Tipi di task
Verifica spedizione / collo · Reso ricevuto / controllo merce · Sostituzione / rispedizione · Verifica giacenza · Foto prodotto / imballo · Controllo stock · Altro.
Lavorare un task
- In Da prendere premi Prendi. Se un collega lo ha preso un attimo prima, il task resta suo e ricevi un avviso.
- Nel dettaglio leggi Cosa fare e i dati dell'ordine: prodotti, corriere, tracking, etichetta e indirizzo di spedizione completo.
- Se ti serve un chiarimento, scrivi al customer care nella conversazione del task (puoi allegare foto) e spunta Attendo una risposta dall'operatore. Il task passa a In attesa operatore; quando l'operatore risponde torna In lavorazione.
- Quando hai finito, scrivi l'esito (obbligatorio) e premi Completa task. L'esito arriva all'operatore nelle note del ticket.
Se non puoi occupartene, usa Rimetti in coda: il task torna disponibile per i colleghi. Solo chi ha preso un task può lavorarlo.
Stati di un task
Un task può essere annullato solo da chi lo ha chiesto. Lo stato del ticket del cliente non cambia mai per effetto dei task.
Notifiche
Le notifiche ti avvisano di quello che succede sui task, senza dover ricaricare la coda.
| Ricevi | Quando |
|---|---|
| Nuovo task di magazzino | Il customer care crea un task per il tuo fornitore. Arriva a tutto il magazzino. |
| Messaggio dal customer care | L'operatore scrive su un task che hai preso, o su un task ancora in coda. |
| Task annullato | L'operatore annulla un task che hai preso, o un task ancora in coda. |
Non ricevi notifiche per le azioni fatte da te.
Di base le notifiche arrivano solo nella campanella. In Le mie notifiche puoi attivare Ricevi anche un'email per ogni notifica dei task di magazzino: l'email arriva all'indirizzo del tuo utente e contiene il link al task.
Stock Export
Esporta le giacenze dei tuoi fornitori in JSON o CSV.
Esportazione base
La giacenza di ogni articolo in un dato momento. Scegli il fornitore; la Data/Ora è facoltativa: se la lasci vuota ottieni la giacenza di adesso.
Esportazione avanzata
Per analisi più mirate puoi indicare anche il magazzino, un intervallo di date dei movimenti e una Quantità minima, per escludere gli articoli sotto quella soglia.
I risultati compaiono in fondo alla pagina.
Codici sconto
Da Orders → Discount Codes vedi, crei e modifichi i codici sconto del tuo negozio.
| Campo | Significato |
|---|---|
| Codice | Il codice che il cliente inserisce al checkout. Obbligatorio. |
| Valore e Tipo | Lo sconto, come importo in euro o come percentuale. Obbligatorio. |
| Spedizione gratuita | Se il codice azzera anche il costo di spedizione. |
| Omaggio | Se il codice dà diritto a un omaggio. |
| Utilizzi massimi | Quante volte si può usare: da 0 a 100, oppure illimitato. |
| Valido dal / al | Il periodo di validità. |
| Attivo | Spento, il codice non funziona anche se è nel periodo di validità. |
| Facoltativa: il cliente a cui il codice è destinato, ad esempio i codici della newsletter. Serve per i promemoria via email. | |
| Zona | Facoltativa: la zona del negozio a cui il codice si riferisce. |
| Importo usato | Quanto del valore è già stato utilizzato. |
Problemi frequenti
Non vedo un pulsante o una voce di menu
Ogni funzione dipende da un permesso del tuo utente. Chiedi al SuperAdmin di controllare quelli giusti:
| Funzione | Permesso |
|---|---|
| Ordini e codici sconto | OrderAdmin |
| Ordine in giacenza | OpenStorageTicket |
| Articolo non disponibile | ReportOutOfStock |
| Task Magazzino e campanella | ruolo Magazziniere |
| Stock Export | ExportStock |
Non vedo un ordine o un task
Vedi solo ordini e task dei fornitori collegati al tuo utente. Se ne manca uno, chiedi al SuperAdmin di collegare il fornitore.
Compare "Non hai i permessi per accedere ai ticket"
Il tuo profilo non usa il CRM ticket: le conversazioni con i clienti le gestisce il customer care. Per comunicare con loro su un ordine usa i task di magazzino, oppure la nota della segnalazione Articolo non disponibile.
Non trovo le email dell'ordine o la scheda del cliente
Con il tuo profilo non sono disponibili: se provi ad aprirle compare un errore di accesso negato. Le gestisce il customer care. Vedi Dettaglio ordine.
Ho segnalato un articolo per errore
L'email al cliente è già partita e la giacenza è stata azzerata. Avvisa subito il customer care, che può scrivere al cliente, e ripristina la giacenza corretta con l'allineamento dello stock.
La spedizione resta su "Spedizione richiesta" senza etichetta
Attendi una decina di minuti e ricarica. Se compare un errore in rosso, correggi il dato indicato; se non compare nulla, avvisa il SuperAdmin.